Sur notre plateforme, dans la rubrique « Définitions de fonction », j’ai trouvé celle de l’assistant(e) RH. J’ai eu à cœur de compléter ce profil et plutôt que de laisser un commentaire long comme un jour sans pain, je vous propose de développer ensemble ce que la plupart des D/RRH confient à leur assistant. Tout dépendra de la taille de l’entreprise mais également du mode de fonctionnement de la hiérarchie RH en place. Une petite précision tout de même, il ne faut pas confondre la fonction Administration du Personnel et la fonction RH. La première prend effectivement en charge la gestion de la paie et assure l’interface avec les organismes sociaux (DDTE, CPAM …). La fonction RH … ben … la fonction, c’est le reste !! Et tout le reste, même dans une PME de 150 personnes, cela représente un fichu boulot. Il s’articule autour de 4 grandes activités :

La gestion du personnel au quotidien :

Contexte juridique : Avoir de bonnes bases de l’ensemble des textes qui structurent l’activité RH avec en ligne de mire le Code du travail, la convention collective et bien entendu les textes propres à l’entreprise (accords, usages, règlement intérieur …). Les sources du droit, leur hiérarchisation, la veille juridique impliquent de savoir manipuler les sources de documentation et les analyser afin de donner des réponses justes et fiables.

Les formalités d’embauche et le contrat : Connaître les spécificités des différents types de contrats, leurs mentions obligatoires. Participer au choix du contrat le plus approprié (contrats aidés). Cette gestion du contrat impose également la gestion de la période d’essai, donc la relation avec les managers concernés afin de les alerter sur la décision à prendre. Ce contrat évoluera tout au long de la vie du salarié dans l’entreprise et impliquera parfois des modifications sous forme d’avenant.

Contrats spécifiques : les CDD et les contrats d’intérims. Ils obligent à la réflexion sur la durée (primordiale), le motif, les possibilités de renouvellement ou de succession. Leur procédure de rupture est spécifique, tant du côté employeur que du côté salarié.

Gestion du travail et des absences : Connaître les limites de la durée du travail, gérer les congés payés (cadre juridique, planning, gestion des soldes …), veiller au respect des droits et devoirs de chacun en cas de maladie ou d’accident de travail, renseigner les salariés sur leur droits concernant les congés spécifiques (paternité, maternité, évènements familiaux, …) et gestion des heures supplémentaires ou complémentaires. Dans le cadre de la gestion du temps de travail, avouez que le législateur nous a gâté ces dernières années !!

Gérer les fins de contrats : relayer les managers dans le cadre des procédures disciplinaires car n’oublions pas qu’un docteur en chimie, pour aussi intelligent et expert qu’il puisse être, n’est pas un spécialiste du droit social. Sachant ce qu’il en coûte du non respect de certaines procédures, il est bon qu’elles soient gérées par la RH. Il faut donc être apte à distinguer les différentes causes de rupture et leurs conséquences et bien sûr les respecter en matière de courriers, de délais …

Le recrutement :

En amont, un vivier aura pu être constitué qu’il faudra faire vivre (vérifier les disponibilités, identifier dans les candidatures les compétences susceptibles de répondre à un besoin …). L’implication de l’assistant débutera le plus souvent avec la diffusion de l’annonce, il est donc nécessaire de connaître les acteurs privés ou institutionnels, les partenaires privilégiés de l’entreprise, les spécificités des différents supports.

L’organisation des sessions de recrutement : premier contact avec le candidat. Ce premier contact est bien plus important qu’il n’y paraît. Certains se documentent sur le poste ce qui nécessite d’en connaître les grandes lignes et les compétences spécifiques qui y sont attachées. Il permet également de se faire une idée sur la motivation du candidat et sur son savoir-être. La capacité à relayer ces informations au recruteur (s’il est demandeur) avec nuance et circonspection est alors primordiale.

Terminer le recrutement : mettre en forme les données du contrat, organiser l’accueil du nouveau salarié dans l’entreprise puis dans son service, mettre en œuvre les formations obligatoires (quand l’activité l’impose), rédiger sa fiche de poste et transmettre les informations au service Administration du personnel (si cette fonction n’est pas assurée par la RH). Répondre par la négative à tous ceux qui ont postulé et pour les personnes s’étant déplacées en entretien, une réponse téléphonique pouvant expliquer les raisons du refus.

Comme expliqué dans le profil de Wikimétier, l’assistant pourra procéder lui-même à certains entretiens (recrutements de personnels intérimaires en particulier). Là encore tout dépendra du mode de fonctionnement du service et des volontés de délégation de la hiérarchie.

La formation : un des plus gros morceaux à gérer. Rarement associé à l’élaboration budgétaire du plan, l’assistant devra être à même de relayer sa hiérarchie dans sa constitution, sa mise en œuvre et le suivi de tous les dispositifs de formation. De la conception des suivis à l’analyse des tableaux de bord, il sera apte à fournir des informations différenciées suivant qu’elles sont adressées à la direction, au management de proximité, aux instances du personnel et aux salariés.

Les informations sont géées sur une année pour aboutir aux déclarations annuelles et au bilan social ainsi qu’à la Commission formation. Elles s’appuient sur la connaissance des textes et des acteurs extérieurs : OPCA, organismes de formation, établissements scolaires et universitaires, associations diverses et bien entendu sur les modes de financements.

L’assistant sera sollicité sur le montage de dossiers parfois complexes de CIF ou de périodes de professionnalisation. Il devra en assurer le suivi budgétaire en liaison avec le contrôle de gestion, client interne important en la matière. Le domaine de la formation rejoint parfois celui du mode de recrutement, en particulier dans le cadre des contrats de professionnalisation ou d’apprentissage.

Les dispositifs sont nombreux et les aides variées. Les connaître c’est donner à la RH la force d’un service générateur de produits financiers et un acteur incontournable dans les process d’amélioration continue où la GPEC est un chantier important. La RH devient de fait un levier essentiel de la performance.

Les instances du personnel : CE, DP, CHSCT … être capable de faire la distinction entre les attributions de l’un et de l’autre. Organiser les réunions mensuelles et extraordinaires. S’assurer de la diffusion des convocations et des ordres du jour. Fournir à sa hiérarchie les éléments de réponse aux DP, effectuer les affichages obligatoires et dans le cas du CHSCT, ne pas omettre de lancer les invitations aux participants extérieurs. Organiser les élections dans le respect des procédures, des délais, des types de courriers et de la diffusion de l’information à destination des salariés, des syndicats et des instances gouvernementales

Outre ces tâches spécifiquement RH, l’assistant assurera le secrétariat classique du service, avec tout ce que cela comporte d’interruptions diverses et variées lui demandant une grande réactivité, une organisation et une puissance de travail au-dessus de la moyenne. Des tâches supplémentaires peuvent lui être demandées : la gestion du 1 % logement et de la mobilité. Il ne s’agit pas d’un poste de simple exécutant et être force de proposition est souvent bien accueilli.

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Dire qu’il est le contact privilégié des salariés est un doux euphémisme puisqu’il en est directement le relais auprès de la RRH (ou DRH). Dans les jours de grand soleil, ces relations seront source de joie mais il faudra être capable de recul aux heures sombres. Le poste réclame de ne pas avoir d’états d’âme, du moins en apparence. Etre assistant RH, c’est aussi gérer la délicate situation d’être juge et partie. Inutile de dire que la discrétion est de rigueur, on manipule tout de même des informations confidentielles dont certaines seraient source de conflit si elles venaient à être diffusées.

Il sera régulièrement demandé un diplôme de +2 ou +3 RH mais il parfaitement possible à une très bonne assistante d’infléchir sa carrière vers la RH quand l’occasion lui est donnée. Son expertise en matière d’assistanat ne pourra être qu’un plus, ainsi que quelques années d’expérience du milieu de l’entreprise et de ses arcanes parfois opaques. Il sera le tremplin vers un poste de cadre RH, de chargé de formation ou de recrutement … Les possibilités sont vastes, il suffira de se donner les moyens d’acquérir les compétences qu’i n’auront pas pu être acquises dans le cadre quotidien.

Je terminerai en disant que c’est un poste passionnant où aucune journée ne se ressemble. Travailler sur l’humain implique de ne jamais pouvoir se reposer sur les « procédures » et conserver ainsi intact son dynamisme. On le pratique comme on pratique un marathon, on gère son souffle et son énergie, on sait quand donner un coup d’accélérateur et quand laisser un moment de répit à son esprit. L’important est d’arriver au bout en positivant les moments ingrats. Quand en plus, on a la chance de bosser avec une RRH qui délègue, qui implique, qui apprend … alors … c’est que du bonheur. Je ne vous parle pas d’un monde parfait et inaccessible, il existe, je l’ai trouvé !